De boekhouder, de schoonmaakploeg, de communicatieverantwoordelijke, de salesexpert, … Vergeet ik nog één van de petjes die je – naast zaakvoerder – op hebt in je freelance business? Jongens jongens, dáár heeft niemand je op voorbereid voor je zelfstandige werd. Je dacht: elke doen waar ik het best in ben, en daarvan leven. Maar vandaag heb je honderd miljoen miljard balletjes in de lucht. En wat als er eentje valt?
WAT to the rescue: in deze aflevering van onze podcast Working Apart Together hoor je hoe wij als freelancer omgaan met multitasken – of niet. We vertellen welke trials & errors we tot nu toe hebben doorgemaakt om onze business én ons privéleven met kinderen te managen. En delen welke planningtools, time management-tips en bijbehorende goeroes wij getest en goedgekeurd hebben.
Luister hier naar de podcast:
Hoe hou je al die balletjes in de lucht, als mens in het algemeen en als ondernemer in het bijzonder? Want da’s bij momenten toch echt zot?
Time management … of tijd bijmaken?!
Karlien ontdekte The Miracle Morning, een methode waarbij je extra tijd en energie ‘maakt’ door dagelijks vroeger op te staan dan je gewend bent. En die tijd ook nog eens uiterst zinvol te besteden. Ze past de methode niet strikt toe, maar haalde veel inspiratie uit het boek.
Minder drastisch dan elke ochtend – geeuw – om 5 uur uit je bed wippen, maar met een gelijkaardig effect: vaste gewoontes maken van de dingen die je absoluut wil doen. Bouw ze in in je dagelijkse routine. Als je elke dag voor je ontbijt een glas water drinkt, sta je na een tijdje niet eens meer bij stil dat je dat doet. Zo kan je ook andere belangrijke terugkerende zaken automatiseren in je brein, zodat ze gefikst raken zonder dat je er tijd aan ‘verliest’.
Ik las bij Creanaut dat ‘nudging’ helpt om je zulke gewoontes eigen te maken, en sindsdien leg ik ‘s avonds mijn yogamat ‘in de weg’ voor mijn bureau. Als de yoga skippen meer moeite kost dan wél aan yoga doen, dan stap ik met veel plezier op die mat.
Leren jongleren met al je todo’s
Zolang er maar 24 uur in een dag zijn, zal je – tot op zekere hoogte – moeten leren jongleren met de vele petjes die je op hebt. Hoe voorkom je dat je je hoofd erbij verliest?
Ah, simpel: zet nóg een extra petje op … Dat van Verantwoordelijke voor het Welbevinden van de Zaakvoerder. Want ja, ook jouw mentale welzijn is als solo-ondernemer je eigen verantwoordelijkheid.
Als jij niet tegen jezelf zegt ‘Zoetje, het is genoeg geweest, neem eens een dagje vrij’, dan doet niemand dat.
En ik weet uit ervaring: ook van wat je zot graag doet, kan je een burn-out krijgen.
We breken hier dus een lans voor zelfzorg, en in de podcast hoor je een lange resem ideeën om voor jezelf te zorgen. Denk aan een natuurwandeling, stillevens schilderen of … gewoon een dutje. Punt is dat je tijd maakt om iets voor jezelf doen: een nieuwe hobby, iets dat je als kind graag deed, … Ervaar vooral zelf – door bewust stil te staan bij wat je nodig hebt – welke activiteiten jou echt rust brengen.
Spoiler: zwemmen in een infinity pool of overnachten in een eigenhandig gebouwde boomhut zitten er niet tussen. Hoe hip #selfcare ook klinkt, het hoort geen extra todo te zijn, en hoeft dus zéker geen #instaproof beelden op te leveren.
Maak dus gerust een lelijk schilderij! (Maar wij hoeven het niet te zien. 😉 )
Zelf plan ik maandelijks een ‘Grietjesdag’ in, een dag 100% voor mijzelf. Daarover vertel ik je meer in de podcastaflevering met de tot de verbeelding sprekende titel ‘Mijn werk is zo leuk dat ik geen vakantie nodig heb’. Ook een ferme aanrader.
Maar leest eerst nog even hoe wij er tot nu toe in geslaagd zijn om te voorkomen dat onze zaak en onze gezinnen helemaal in de soep draaien.
Structuur scheppen in het freelancersbestaan: hoe dan?
Ook als solo-ondernemer ben je maar een mens. Naast alle petjes die je als ondernemer draagt, moet je ook nog koken (en eerst boodschappen doen), je huis een beetje proper houden, wat sporten, eens afspreken met vrienden … Vergeet dat laatste niet! De leuke dingen nemen ook tijd in beslag, al zijn het dan geen echte todo’s.
Een of andere goeroe zei:
The bad news is time flies. The good news is you’re the pilot.
Daarom delen we in de podcastaflevering met elkaar wat wij doen om alles gedaan te krijgen.
Alles plannen met een waterdicht systeem
Er bestaan duizenden tools om je time en je projecten te managen, maar geen enkele tool gaat het helemaal voor jou doen. Wel kunnen we warm aanbevelen: bouw met alle tips en tricks die je tegenkomt een eigen systeem dat voor jou waterdicht is.
- Getting Things Done was voor mij een solide vertrekpunt. Een van de basisprincipes daar is dat je een goed systeem ontwikkelt dat al je projecten en deeltaken bevat, zodat je die allemaal niet hoeft te onthouden. Zo hou je meer brain space over om daadwerkelijk werk te verzetten. Gedaan met stress over ‘ik ben waarschijnlijk weer van alles over het hoofd aan het zien’.Ook bij GTD leerde ik: duurt iets écht maar 2 minuten, doe het dan meteen. En dat het efficiënter is om werk van hetzelfde type te bundelen: een uur uittrekken voor alle telefoontjes die je moet doen, in plaats van losse flodders te verschieten.
- Een agenda waarin je ziet wat je wanneer gaat doen en hoeveel tijd dat in beslag neemt, zorgt voor broodnodig overzicht. Wij vinden één agenda waarin je zowel werkgerelateerde als privé-todo’s noteert het handigste. Zelf zweer ik bij digitaal, want altijd up-to-date op al mijn schermen. Karlien ook. Linde houdt van papier en hanteert haar eigen versie van de Bullet Journal-methode.
- Hou bij het plannen rekening met je biologische klok. Wanneer ben je het productiefst, wanneer krijg je honger, ben je gevoelig voor de after lunch dip? Die zelfkennis kan wonderen doen. Plus: plan ook hier en daar een leegte in je agenda. Van een beetje speling worden je dagen alleen maar beter.
Kortom: geef jezelf de tijd om te zoeken naar een methode die bij je past. Ga je even de mist in? Keep calm, schaaf je werkwijze wat bij en pik ze weer op. Je komt er wel!
Eerste hulp bij uitstelgedrag
Heb je net als Linde lak aan autoriteit, zélfs als het gaat over het volgen van je zelf bepaalde planning? Of komt je brein de hele tijd ongevraagd met allerlei leuke suggesties, behalve werken aan dat ding dat tegen morgen af moet? Luister dan ook eens naar onze aflevering over procrastineren. Die zit barstensvol tips om komaf te maken met uitstelgedrag.
Eéntje voeg ik er graag nog aan toe, met de groeten van Anneleen Callewaert van Starterslabo: de app ScreenZen! Die helpt mij van dat eeuwige gesmartphone af. Je stelt in welke apps je voor jezelf wilt beperken, hoe vaak je ze per dag maximaal wilt openen en voor hoelang, en ScreenZen herinnert je daaraan op het moment dat je die apps opent.
‘MOET ik al die balletjes wel omhoog houden?’
Oké, je hebt nu een systeem, een duidelijke planning en geen greintje afleiding meer. Kijk nu ook eens met een kritische blik naar alles wat je in je agenda pompt: hoort dat daar wel?
Draagt elke professionele todo bij aan de doelstellingen van je onderneming, ben jij de juiste persoon om te koken voor het gezin of maakt je partner veel betere ballekes in tomatensaus, moet dit taakje überhaupt gebeuren (strijken, anyone?)? De kans is groot dat je minstens één ding gewoon kan schrappen.
Zie je het echt niet? Noteer dan eens voor elke taak wat er gebeurt als je die niet doet. Wat is het worst case scenario? Tenzij je chirurg bent, gaat het meestal niet over leven of dood.
Panic button: de Prioriteitenmatrix
Hoe strak je plan ook is, vroeg of laat komt er een moment waarop je overweldigd raakt door alle projecten, mails, privéverantwoordelijkheden die als een tsunami op je af blijven komen. Dan kan de Prioriteitenmatrix van Eisenhower rust brengen. En daar herinnerde Sioe Coaching me laatst aan op Instagram.
Of de voormalige Amerikaanse president naar wie deze methode genoemd is, die ook toepaste? Geen idee, maar ze helpt echt om prioriteiten te bepalen.
Wat dat delegeren betreft: dat betekent niet meteen dat je een medewerker in dienst moet nemen. Je kunt todo’s ook delegeren aan een collega-freelancer, en niet-werkgerelateerde aan vriendelijke mensen uit je netwerk: je partner, je familie, je buren, die altijd goedlachse mama bij de fietsenstalling. Wij besteden bijvoorbeeld schoonmaken uit met dienstencheques, betalen met plezier een boekhouder voor all things numbers en bestellen boodschappen en groentepakketten, zodat we ons gezin tussen alle petjes en balletjes door gezonde maaltijden kunnen voorschotelen. (Met dank aan Karola’s Kitchen voor de recepten met seizoensgroenten!)
Kort samengevat: ook wij zijn niet sterker dan de zwaartekracht, dus af en toe vallen er nu eenmaal balletjes. Met al je todo’s jongleren blijft een constante evenwichtsoefening, die niemand eeuwig volhoudt. Gelukkig bestaan er al die trucjes en hulpmiddelen, waarmee je kunt mixen en matchen naargelang jouw … tja: balgevoel.
Hoe zit het met jouw balvaardigheid? Herken je het gevoel van continu jongleren? Wat doe jij als er een balletje valt? En welke petjes zette jij ondertussen op iemand anders’ hoofd, nu je wat langer aan het ondernemen bent?
Deel het op sociale media, samen met een link naar deze podcastaflevering! Want Working Apart Together is ook: in goede en kwade dagen leren van elkaar. Vergeet ons niet te taggen, dan verspreiden we jouw tip verder.
Duizenden WATjes out there danken je nu al.
Laat het social media-balletje niet vallen
Is ‘social media manager’ één van de petjes die jij willens nillens op hebt? Zit je op socials omdat goed communiceren nu eenmaal deel uitmaakt van clever ondernemen, maar niet uit volle goesting? Doe je ‘maar wat’?
Dat kan echt anders. Wij zorgen met superveel plezier dat je inspanningen meer resultaat opleveren. En dat je het nog tof gaat vinden ook!
Kom naar onze live workshop Een gevuld social mediaplan in één dag.
GIF’s: GIPHY
Omslagfoto: Theodor Moise – Pixabay
AI-beeld infinity pool: Rawpixel
Foto WAT-workshop: I shoot you
Montage podcast Working Apart Together: Ruben Boidin